Rådets forretningsorden
| § 1 | Akademiraadet holder normalt møder en gang om måneden i tiden fra 1. september til 1. juni. |
| Stk.2 | Rådet fastlægger sin mødeplan for et år ad gangen for perioden 1. april – 31. marts. |
| Stk.3 | Formanden kan udover de fastsatte møder indkalde til ekstraordinære rådsmøder, når der skønnes behov for det, eller når mindst 4 af rådets medlemmer skriftligt begærer det.
Ekstraordinære møder bør indkaldes med 14 dages varsel. |
| Stk.4 | Såfremt et medlem er forhindret i at deltage i et indvarslet møde, skal den pågældende hurtigst muligt give sekretariatet besked herom og samtidig meddele hvilken suppleant, der ønskes indkaldt i stedet.
Udpeges ingen suppleant, indkaldes først den af faggruppens suppleanter, der er valgt for samme periode som det medlem, der har forfald. |
| § 2 | Dagsorden for ordinære møder udarbejdes af akademisekretæren efter samråd med formanden. |
| Stk.2 | Mødeindkaldelse med dagsorden og bilag skal udsendes med mindst 6 dages varsel. I særlige tilfælde kan varslet dog forkortes. |
| Stk.3 | Dagsordenen skal mindst indeholde følgende punkter: Godkendelse af dagsordenforslag Godkendelse af referatet af sidste møde Sager til behandling Meddelelser Næste møde Eventuelt |
| Stk.4 | Forslag til punkter på dagsordenen forelægges akademisekretæren hurtigst muligt og inden udsendelse af dagsordenen for det møde, hvor forslaget ønskes behandlet. Forslag, der fremlægges til beslutning, fremsættes skriftligt og udsendes som regel som bilag til dagsordenforslaget |
| Stk.5 | Rådet kan under godkendelse af dagsorden beslutte at optage sager af hastende art. |
| § 3 | Akademiraadets møder er ikke åbne for andre end rådets medlemmer. Forretningsudvalget kan dog indkalde udvalgsmedlemmer og andre, når det skønnes relevant for behandlingen af en sag. |
| § 4 | Akademiraadet er beslutningsdygtigt, når mindst 7 medlemmer (heri medregnet evt. suppleanter) er til stede. |
| Stk.2 | Såfremt et rådsmedlem har forfald tre gange i træk orienteres og indkaldes suppleanten i stedet for medlemmet i den resterende valgperiode, medmindre medlemmet melder sig aktivt til 14 dage før et rådsmøde. |
| Stk.3 | Akademiraadets forhandlinger ledes af dirigenten. |
| Stk.4 | Hvor ikke andet er foreskrevet træffes beslutning ved stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. |
| Stk.5 | Afstemning afholdes skriftligt, såfremt ét medlem fremsætter ønske herom. |
| Stk.6 | Af rådets møder udarbejdes beslutningsreferater, der godkendes på det efterfølgende møde i rådet. |
| Stk.7 | Rådsmedlemmer har ret til at få mindretalsudtalelser gengivet i referatern |
| Stk.8 | Referatudkast udsendes, efter at rådets formand har haft mulighed for at kommentere udkastet, normalt 10 dage efter det refererede møde til samtlige medlemmer af Akademiet |
| Stk.9 | Der udarbejdes normalt ikke referat af møderne i Akademiraadets forretningsudvalg, men forretningsudvalgets beslutninger meddeles på førstkommende møde i Akademiraadet. |
| Stk.10 | Der udarbejdes et notat på Akademiraadets hjemmeside om de konkrete beslutninger rådet har truffet på mødet. |
| § 5 | Et medlem af rådet bør ikke påtage sig sideløbende bestyrelses- eller udvalgsarbejde på tilsvarende niveau med arbejdet i rådet, der indebærer uddeling af legater mv., f.eks. i Statens Kunstfonds udvalg samt i Kunstrådet og dets udvalg. |
| Stk.2 | Hvis et medlem af rådet påtager sig en sådan post, bør vedkommende udtræde af Akademiraadet (men ikke af Akademiet). |
| Stk.3 | For andre posters vedkommende skal et rådsmedlem orientere rådet om det pågældende eksterne arbejde, hvorefter rådet fra sag til sag vurderer, om det er acceptabelt, at et medlem af Akademiraadet bestrider den pågældende post, eller om det bør henstilles til vedkommende rådsmedlem enten at opgive posten eller udtræde af rådet. |
| Stk.4 | På anmodning fra en minister kan Akademiraadets formand acceptere hverv i ministerielle arbejdsgrupper mv., også inden for områder, der overlapper rådets arbejdsområder. Formanden skal i givet fald på det første rådsmøde orientere om, hvad hvervet indebærer (kommissorium). Rådet fastlægger derefter, principielt på det samme møde, en strategi for rådets behandling af den pågældende arbejdsgruppes resultater (rapport), herunder om formandens evt. inhabilitet i rådets udarbejdelse af evt. kommentarer (høringssvar). |
| § 6 | Hvis et rådsmedlem på grund af slægtsforhold eller på grund af særlige økonomiske eller personlige interesser i sagens udfald må betragtes som inhabil, deltager medlemmet ikke i behandlingen af den pågældende sag. Det samme gælder, hvis et rådsmedlem er medlem af ledelsen af en faglig organisation, hvis interesser berøres af en sags behandling og afgørelse. |
| Stk.2 | I tvivlstilfælde afgøres spørgsmål om inhabilitet af rådet. |
| Stk.3 | Det påhviler det enkelte medlem selv at give akademisekretæren meddelelse om mulig inhabilitet umiddelbart efter modtagelsen af mødeindkaldelse og dagsordenforslag. |
| § 7 | Akademiraadets udpegelser af medlemmer til diverse udvalg, bestyrelser, komiteer mv. bør ske ud fra ønsket om at placere de bedst egnede, de mest kvalificerede personer på posterne. De udpegede er ikke bundet som repræsentanter for Akademiet, men udøver deres virke ud fra deres personlige skøn og vurderinger. |
| Stk.2 | Ved evt. forslag om valg af et medlem af rådet til en sådan post fordi det forekommer formålstjenligt, bør rådet overveje, hvorvidt det på længere sigt kan give problemer, at posten bestrides af et rådsmedlem. |
| Stk.3 | Til eksterne udvalg, bestyrelser mv., hvor arbejdet indebærer indkøb af værker, udlån af værkstedsfaciliteter eller gæsteatelier, samt uddeling af legater mv. bør rådet principielt ikke umiddelbart genvælge et medlem, men fra sag til sag vurdere, om genvalg er hensigtsmæssigt. |
| § 8 | Akademiraadets formand er rådets talsmand i alle sager vedrørende rådet og akademiet. |
| Stk.2 | Rådsmedlemmerne skal overfor offentligheden handle loyalt over for rådets afgørelser. |
| Stk.3 | I sager, der er under behandling i rådet, må medlemmernes meninger tilkendegives i rådet, og personlig henvendelse til ministerier, andre offentlige myndigheder eller pressen bør ikke finde sted. |
| Stk.4 | Medlemmernes udtalelser under møderne er fortrolige. |
| § 9 | Akademiets medaljer tildeles efter drøftelser på tre møder i rådet |
| Stk.2 | Ved det første møde bringes samtlige kandidater i forslag, og kandidaterne drøftes og priorieters på baggrund af materiale til understøttelse af forslagene. Materialet skal så vidt muligt fremlægges i digital form. |
| Stk.3 | Ved det andet møde fortsættes drøftelsen af de ved sidste møde prioriterede kandidater, og der foretages en skriftlig vejledende afstemning om de prioriterede kandidater. Herefter drøftes hvilke kandidater, der skal medtages i den endelige afstemning, og der kan foretages endnu en vejledende afstemning. |
| Stk.4 | Ved det tredje møde foretages - på baggrund af skriftlige motiveringer på maksimalt 1.100 anslag - en skriftlig afstemning om de på sidste møde prioriterede kandidater. Tildeling af medalje er besluttet, når otte medlemmer har stemt for. |
| Stk.5 | Ved tildeling af Akademiets hædersbevisninger refereres de førte forhandlinger først i referatet af det rådsmøde, hvor beslutning træffes, eller efter hædersbevisningerne er uddelt (offentliggjort). |
| § 10 | Akademiraadet fastsætter selv sin forretningsorden. Forretningsordenen supplerer vedtægterne for Akademiet. |
| Stk.2 | Hvert år, så vidt muligt på det første møde efter det konstituerende møde, vedtager Akademiraadet sin forretningsorden. |